De Raad van Toezicht heeft in 2017 zeven keer vergaderd. Hieronder is een globaal verslag opgenomen van wat er besproken is.
11.1. College van Bestuur
De Raad van Toezicht heeft in 2017 veel tijd besteed aan de werkgeversrol richting College van Bestuur, voortvloeiend uit verdrietige omstandigheden. Begin 2017 bleek dat de heer Stöteler vanwege ernstige gezondheidsklachten zijn werkzaamheden als bestuurder moest neerleggen. De benoeming van de heer Stöteler liep tot en met einde van het verslagjaar. Dit betekent feitelijk dat hij het gehele verslagjaar zijn werkzaamheden als bestuurder niet heeft kunnen vervullen. Na overleg met en instemming van hem heeft de Raad van Toezicht besloten hem niet te benoemen voor een tweede termijn. In de laatste vergadering van het verslagjaar heeft de Raad van Toezicht nogmaals grote waardering uitgesproken voor het werk van de heer Stöteler.
Halverwege het verslagjaar werd bekend dat mevrouw de Jong, eveneens vanwege ernstige gezondheidsklachten, haar werkzaamheden tijdelijk moest neerleggen. Gelet op haar (naar verwachting tijdelijke afwezigheid heeft de Raad van Toezicht de heer dr. IJ.J.H. Breukink benoemd als bestuurder voor een beperkte periode. De benoeming is ingegaan op 15 november 2017 en loopt tot en met 30 juni 2018.
Een en ander betekent dat de voorzitter van het College van Bestuur, de heer Boele, in de periode 14 juli tot 15 november feitelijk de enige bestuurder is geweest. Vanuit de verantwoordelijkheid voor de bestuurlijke continuïteit heeft de Raad van Toezicht met raad en daad de heer Boele bijgestaan. Daarbij is vooral gesproken over de te nemen stappen in verband met de implementatie van het Instellingsplan 2016-2020 in al zijn dimensies. Naast de benoeming voor een beperkte periode van de heer Breukink is tevens de werving en selectie gestart voor een nieuwe bestuurder ter vervulling van de vacature die ontstaan is door het niet opnieuw benoemen van de heer Stöteler. Aan het einde van het verslagjaar was de invulling van de vacature nog niet gerealiseerd.
De Raad van Toezicht heeft met groot verdriet en verslagenheid het bericht ontvangen dat Diana de Jong op 27 maart 2018 is overleden. Deze verdrietige gebeurtenis heeft niet plaatsgevonden in het verslagjaar, maar wordt hier uiteraard wel al vermeld.
11.2. Aanwijzen EY als accountant
Onder regie van de Auditcommissie en in nauwe afstemming met het College van Bestuur heeft een aanbestedingsproces plaatsgevonden om te komen tot aanwijzing van de accountant die verslag uitbrengt aan de Raad van Toezicht. De uitkomst van het proces heeft geleid tot een besluit van de Raad van Toezicht om voor de komende vier jaar EY aan te wijzen als accountant. Als gevolg hiervan heeft de Raad van Toezicht afscheid genomen van KPMG, die de afgelopen acht jaar de accountant was. De goedkeuring van de jaarrekening 2016 is nog gedaan door KPMG.
11.3. Goedkeuring voorgenomen besluiten College van Bestuur
De Raad van Toezicht heeft op advies van de Auditcommissie goedkeuring gegeven aan een aantal voorgenomen besluiten van het College van Bestuur, te weten:
- jaarverslag en jaarrekening 2016;
- kaderbrief en begroting 2017;
- start Europese aanbesteding ten aanzien van audiovisuele apparatuur en HAN Flex.
Goedkeuring jaarrekening 2016
De goedkeuring ten aanzien van het voorgenomen besluit van het College van Bestuur om de jaarrekening vast te stellen is genomen op 30 juni 2017, wat voor de HAN een ongebruikelijk laat moment is. De reden hiervoor is dat in het kader van het boekenonderzoek door KPMG een onregelmatigheid is aangetroffen, die nader onderzoek noodzakelijk maakte. De Raad van Toezicht heeft haar goedkeuring gekoppeld aan de uitkomst hiervan. Na grondig (forensisch) onderzoek is gebleken dat een externe adviseur (een zzp’er) bewust onjuist heeft gedeclareerd. Het onderzoek heeft tevens duidelijk gemaakt dat geen medewerker van de HAN hierbij betrokken was en dat er sprake was van een incident. KPMG heeft een ongeclausuleerde goedkeurende verklaring afgegeven, waarna de Raad van Toezicht de jaarrekening heeft goedgekeurd. Tevens heeft het College van Bestuur het declaratieproces van zzp’ers onder de loep genomen en procedures waar nodig aangescherpt.
11.4. Implementatie Instellingsplan 2016-2020
In het verslagjaar is regelmatig met het College van Bestuur gesproken over de voortgang van de implementatie van het instellingsplan. Daarbij ging het naast de organisatorische ontwikkelingen ook over een aantal met de koers van het instellingsplan samenhangende inhoudelijke dossiers. Hierbij was een kernpunt het beoogde nieuw te ontwikkelen systeem van kwaliteitszorg, passend bij de koers zoals verwoord in het instellingsplan. In dit verband is uitvoerig gesproken over de voor- en nadelen van het al of niet meedoen aan een tweede ronde Instellingstoets Kwaliteitszorg.
11.5. Overleg met Medezeggenschapsraad
De Raad van Toezicht overlegt in ieder geval tweemaal per jaar in aanwezigheid van het College van Bestuur met de Medezeggenschapsraad. Deze overleggen hebben een constructief en open karakter, waarbij in aanwezigheid van het College van Bestuur gesproken is over de wijze van implementatie van het Instellingsplan 2016-2020 en wat dit betekent voor de organisatie.
Dit verslagjaar is het directe contact met de Medezeggenschapsraad intensiever geweest. Dit heeft te maken met de gestarte benoemingsprocedures voor bestuurders, zoals hiervoor beschreven. Volgens de Wet versterking bestuurskracht heeft de Medezeggenschapsraad adviesrecht op het profiel en adviesrecht op de benoeming zelf. Tevens hebben zowel een student-lid als een medewerkers-lid zitting in de sollicitatiecommissie. In goed overleg met de Medezeggenschapsraad zijn gegeven de urgente bestuurlijke situatie afspraken gemaakt om met behoud van alle rechten versnelling aan te brengen in het wervingsproces.